هر کسب و کاری برای اطلاع از میزان سود و زیان خود، به اطلاعات دقیقی نیاز دارد. وجود این اطلاعات، دید جامعی به ما می‌دهد و باعث می‌شود نسبت به کسب و کارمان، بررسی دقیق‌تری داشته باشیم. برای دستیابی به این گزارش‌های آماری باید قادر باشیم اطلاعات موجود را به شکل همه جانبه بررسی کنیم، تا در یک زمان مشخص به یک دید کلی برسیم. هوش تجاری یا BI به سادگی این کار را انجام می‌دهد.

سیستم هوش تجاری چیست و چه کاربردی برای سازمان‌ها دارد؟

هوش تجاری (Business Intelligence) که به اختصار به آن BI نیز گفته می شود، به دانشی گفته می‌شود که حاصل تجزیه و تحلیل اطلاعات یک شرکت یا سازمان است. این فرآیند به مدیران و صاحبان مشاغل، اطلاعات عملی ارائه می‌کند.

هوش تجاری، به کمک این داده‌ها، درباره عملکرد بخش‌های مختلف یک سازمان یا شرکت، تعداد خرید و فروش‌ها، عوامل موثر بر روند فعالیت‌های سازمان و… اطلاعات منسجم و ارزشمندی ارائه می‌دهد که می‌تواند به مدیران کسب و کار در تصمیم ‌گیری‌ها کمک کند. همچنین سیستم هوش تجاری برای تغییر وضع موجود و بازگشت سریع‌تر سرمایه، راهکارهایی را ارائه می‌دهد.

در پاسخی ساده‌تر به سوال هوش تجاری چیست، می‌توان گفت: انواع هوش تجاری یا BI، به مدیران کسب و کارها کمک می‌کند تا بدانند توجه به کدام عوامل، سود بیشتری برای آن‌ها به همراه دارد و چه عواملی، باعث ضرر بیشتر و سود کمتر می‌شود.

در حقیقت هوش تجاری به زبان ساده، برای کسب و کارها مانند یک مشاور عمل می‌کند و به کمک ارقام واقعی، میزان سود در گذشته، حال و آینده را مشخص می‌کند.

BI راهکارهای کارآمد و ارزشمندی ارائه می‌دهد تا سود مجموعه به بالاترین حد ممکن برسد.

فرآیند هوش تجاری شامل چند مرحله است. طی این مراحل، اطلاعات اولیه جمع‌آوری و دسته بندی می‌شوند. داده‌ها، پس از بررسی و تجزیه و تحلیل به صورت خلاصه شده در قالب متن، عدد، نمودار، جدول و… ارائه می‌شود.

در این فرآیند تمامی اطلاعات در بازه‌‌های زمانی مختلف، جمع‌آوری و مقایسه می‌شوند. در نهایت سیستم هوش تجاری، پیش‌بینی‌ها و راهکارهایی برای تغییر و بهبود وضعیت در آینده ارائه می‌دهد.

دلیل اهمیت هوش تجاری چیست؟

در صورتی که یک سازمان یا شرکت، بخواهد میزان سود و نحوه عملکرد خود را به شکل دستی بررسی کند، به نیروی انسانی و زمان زیادی نیاز خواهد داشت. در این روش، کسب و کارها به اطلاعات ناقص و پیش پا افتاده‌ای دست پیدا می‌کنند که کارآمدی چندانی ندارد. در حالی که هوش تجاری یا BI قادر است در زمانی کوتاه اطلاعات و آمار دقیقی از عملکرد شرکت‌ها ارائه دهد.

هوش تجاری، عوامل مختلف مانند: میزان خرید و فروش، تاریخ، ساعت، عوامل محیطی، تعداد خرید، تعداد مشتریان، پراکندگی های مختلف جمعیتی، فرهنگی، اجتماعی و… را مورد توجه و بررسی قرار می‌دهد. سپس به تفسیر داده‌ها می‌پردازد.

مثلا مردم یک منطقه کدام محصول را بیشتر خریداری می‌کنند یا کدام محصولات در بین مردم یک شهر، تقاضای چندانی ندارد. این داده‌ها و اطلاعات به مدیران کسب و کارها کمک می‌کند تا در زمینه سرمایه گذاری روی محصولات و خدمات خود، همچنین زمان و نحوه ارائه آن‌ها درست‌ترین تصمیم را بگیرند.

سیستم هوش تجاری(BI) می‌تواند اطلاعات خود را از داده‌های موجود در گذشته یا داده‌های جدید تامین کند. این داده‌ها می‌تواند اطلاعات ذخیره شده در انبار داده‌ها و یا داده‌هایی باشد که به تازگی جمع‌آوری شده یا در حال تولید هستند.

فرایند پیاده سازی هوش تجاری یا BI چگونه می باشد؟

برای استفاده از سیستم هوش تجاری هیچ محدودیتی وجود ندارد. هر کسب و کاری که دارای اطلاعات قابل مقایسه و اندازه‌گیری باشد و یا نیاز به اطلاعات دقیق و کامل راجع به میزان سرمایه و سود خود داشته باشد، می‌تواند از این سیستم استفاده کند.

همان طور که پیش‌تر اشاره کردیم، پیاده سازی سیستم BI شامل جمع‌آوری داده‌ها، آنالیز آن‌ها و ارائه نتیجه است. در ادامه هر کدام از این مراحل را به طور خلاصه بررسی می‌کنیم.

اطلاعات هر سازمان باید برای تیم مدیریت، قابل فهم و تجزیه و تحلیل باشد. بنابراین بهتر است تیم مدیریتی هر سازمان مشخص کند که اطلاعات به چه شکل در اختیار آن‌ها قرار گیرد.

مثلا گزارش‌ها شامل چه موارد باشند؟ در گزارش‌ها باید از چه مواردی صرف نظر شود؟ بهتر است مطالب در چه قالبی ارائه شوند؟ این‌ها مواردی هستند که سیستم هوش تجاری باید به جمع‌آوری آن‌ها بپردازد.

پس از اینکه انتظارات شرکت مشخص شد، تیم پیاده سازی BI، باید به طراحی داشبوردها و قالب‌های مشخص شده اقدام کند. به عنوان مثال، چگونگی دسترسی مدیران به گزارش‌ها در این مرحله طراحی و پیاده سازی می‌شود.

در سیستم هوش تجاری، نحوه جمع‌آوری اطلاعات اهمیت زیادی دارد و همه داده‌ها باید به درستی در اختیار این سیستم قرار داده شوند. چرا که هوش تجاری قرار است به پیش‌بینی، بررسی ضعف‌ها و همچنین دلایل سود و زیان کسب و کار بپردازد.

بنابراین بهتر است یک پایگاه ذخیره سازی اطلاعات راه اندازی شده و سایر بخش‌های سازمان، با این بخش ارتباط و تعامل داشته باشند. به این ترتیب داده‌های همه بخش‌ها در یک قسمت مشخص و قابل دسترس نگهداری خواهند شد.

در این مرحله، طرح مورد نظر در سیستم هوش تجاری، باید به شکل آزمایشی، پیاده سازی شده و مورد استفاده قرار گیرد. هر چند در این سیستم، دقیق‌ترین برنامه‌ها و فرمول‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد، اما امکان بروز مشکل و خطا هم دور از انتظار نیست. بنابراین این مرحله باید چندین بار تکرار شود، تا با کاهش میزان خطاها، نتیجه دلخواه به دست آید.

در مرحله آخر نتایج بررسی‌ها مشخص می‌شود، سیستم، همواره اطلاعات به روز رسانی شده را نیز به سایر اطلاعات خود اضافه می‌کند و شما می‌توانید به صورت آنلاین، گزارش‌های سیستم BI را مشاهده کنید.

مزایای هوش تجاری یا BI چیست؟

1. آسان‌تر شدن فرآیند تصمیم گیری
2. افزایش بهره ‌وری
3. کاهش هزینه
4. گزارش دهی مداوم و منظم
5. رقابت سالم